Unangemeldete Besuche sind so eine Sache, diese können sehr schöne Überraschungen sein oder den Gastgeber auch ganz schön in Verlegenheit bringen. Sicherlich kein Grund zur Freude ist, dass das Finanzamt nun mit der Kassennachschau, neben den bereits bekannten Lohnsteuer- und Umsatzsteuernachschauen, ein weiteres Instrument zur unangekündigten Prüfung an die Hand bekommen hat. Im Folgenden gehen wir unter praktischen Aspekten auf die Neuregelung rund um die Kassennachschau ein.
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Die neue Kassennachschau: Was regelt das Gesetz?
Die Neuregelungen zur Kassennachschau wurde durch einen neuen § 146b AO durch das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl 2016 I S. 3152)“ eingeführt.
Die Regelung reiht sich ein in eine ganze Reihe von neuen Vorschriften ein, die Betrug und Manipulationen an elektronischen Kassensystemen erschweren sollen.
Das Gesetz vom 22.12.2016 enthält neben den Regelungen zur Kassennachschau noch weitere wichtige Regelungen rund um das Thema Kassenführung und elektronische Archivierung.
Insbesondere wurde der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht mittels elektronischer Aufzeichnungssysteme im neuen § 146a AO gesetzlich normiert und es wurden Regeln für eine neue, zertifizierte elektronische Sicherheitseinrichtung festgelegt.
Diese Regeln gelten für Kalenderjahre nach dem 31.12.2019, die Regelungen der Kassennachschau sind jedoch bereits ab dem 01.01.2018 anwendbar.
Kassennachschau und offene Ladenkasse
Für sog. offene Ladenkassen (z.B. Schublade mit Geldfächern) ändert sich durch das Gesetz vom 22.12.2016 bezüglich der Aufzeichnungspflichten nichts, allerdings können auch diese Kassenarten zum Gegenstand einer Kassennachschau werden.
Die Voraussetzungen der Kassennachschau
Zulässigkeit der Kassennachschau
Zulässig ist eine Kassen-Nachschau nach § 146b Abs. 1 S. 1 AO zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Hierzu zählt nach § 146b Abs. 1 S. 2 AO auch die Überprüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes der Kassen im Geschäftsbetrieb.
Die Kassennachschau und die damit verbundenen Prüfungen müssen durch einen mit der Prüfung betrauten Amtsträger erfolgen. Der Begriff der „Betrautheit“ ist indes auslegungswürdig.
Tipp: Das BMF hat durch einen Anwendungsrelass vom 29.5.2018 die Regeln für die Kassennachschau ergänzt und konkretisiert. Wir haben das Schreiben für Sie kompakt zusammengefasst – Klicken Sie hier.
Bei der Umsatzsteuernachschau nach § 27b UStG sind alle mit Umsatzsteuerfestsetzung und Erhebung betrauten Amtsträger zur Nachschau berechtigt. Wer ist also nun mit der Kassennachschau betraut? Der Bearbeiter der Veranlagung oder der zuständige Betriebsprüfer?
Dies ist auch vor dem Hintergrund interessant, dass der Amtsträger sich nicht nur mit seinem Dienstausweis zu identifizieren, sondern auch (nach Ansicht der Literatur) ein Dokument vorlegen sollte, aus dem explizit seine Autorisierung zur Nachschau hervorgehen muss.
Zeit und Ort der Kassennachschau
Die Kassen-Nachschau darf außerhalb einer Außenprüfung und ohne eine vorherige Ankündigung erfolgen. Allerdings darf sie nur auf den Geschäftsgrundstücken und in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen stattfinden und dort auch nur während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.
Welche Geschäfts- und Arbeitszeiten als üblich anzusehen sind, richtet sich dabei nach den Gepflogenheiten der jeweiligen Branche. Insoweit wäre also etwa im Einzelhandel bei entsprechenden Öffnungszeiten auch eine Nachschau an Samstagen möglich.
Nach § 146 Abs. 1 Satz 3 AO dürfen Wohnräume ohne die Zustimmung des Steuerpflichtigen nur dann betreten werden, wenn eine dringende Gefahr für die öffentliche Sicherheit und Ordnung besteht. Dies klingt zwar so, als müsse der Steuerpflichtige mindestens schweren staatsfeindlichen Bestrebungen nachgehen, tatsächlich sind die Voraussetzungen für das Betreten der Wohnräume niedrigschwelliger.
Namentlich ist es ausreichend, dass das Finanzamt ernstzunehmende Gründe für einen Verlust von steuerlichen Informationen (Verdunklungsgefahr) sieht und nennenswerte Mehrsteuern zu erwarten sind.
Die Kassennachschau berechtigt nicht zu einer umfassenden Durchsuchung der Geschäftsräume. Die Nachschau hat sich lediglich auf den Bereich der Kassen als Gegenstand der Prüfung zu beziehen.
Öffnen von Schränken oder Schubladen durch den Prüfer oder entsprechende Aufforderungen an den Steuerpflichtigen sind somit nicht rechtmäßig. Dies gilt im Übrigen auch für die Lohnsteuer- und die Umsatzsteuernachschau.
Übergang zu einer Betriebsprüfung
Fallen dem Prüfer bei der Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auf, kann er sofort, also ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung, zu einer regulären Betriebsprüfung übergehen. Diese erstreckt sich dann auf alle betrieblichen Unterlagen, elektronischen Daten und Steuerarten. Auf den Übergang zur regulären Betriebsprüfung muss vom Prüfer allerdings schriftlich hingewiesen werden.
Pflichten des Steuerpflichtigen bei der Kassennachschau
Zunächst muss der Steuerpflichtige das Betreten der Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume durch den Prüfer dulden. Dem Prüfer ist außerdem Zugang zum Kassensystem zu gewähren und die Auswertung der Daten zu ermöglichen.
Bei einem elektronischen Kassensystem mit Aufzeichnungen in digitaler Form darf der Prüfer diese einsehen, eine Übermittlung in digitaler Form anfordern oder die Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen.
In der Praxis dürfte es wohl so sein, dass der Prüfer entweder eine Übermittlung der Daten oder einen entsprechenden Datenträger verlangen wird, um die Daten dann im Amt zu prüfen.
Bei einer offenen Ladenkasse kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen und sich die Aufzeichnungen der Vortage vorlegen lassen.
Werden Kassendaten nicht vor Ort aufbewahrt, ist zu unterscheiden:
- Befinden sich die Daten bei einem Buchführungsbüro, das lediglich Büroorganisation und Buchführungsleistungen für Sie erbringt, muss der Dienstleister dem Prüfer Einsicht in diese Daten gewähren und sie entsprechend auf Verlangen übermitteln oder zur Verfügung stellen. Auch hier kann der Prüfer unangekündigt vorstellig werden.
- Anders ist es jedoch, wenn die Daten bei einem Steuerberater aufbewahrt werden. Hier muss der Prüfer sich mit einer angemessenen Frist (etwa ein bis zwei Wochen) ankündigen.
Ebenfalls vorzulegen sind die Organisationsunterlagen zum Kassensystem (z.B. Bedienungs- oder Programmieranleitungen), um dem Prüfer eine eingehende Systemprüfung zu ermöglichen.
Hinweis: Nach derzeitiger Interpretation der Regelungen dürfen Daten, die bei Dritten lagern, nur dann verlangt werden können, wenn der Prüfer von der Kassennachschau unmittelbar zu einer Außenprüfung übergeht - so zumindest die derzeitige Interpretation der Regelungen.
Verweigerung der Kassennachschau möglich?
Im Prinzip kann der Steuerpflichtige das Betreten seiner Räumlichkeiten und damit faktisch die Kassennachschau verweigern, Zwangsmittel (Zwangsgeld, unmittelbarer Zwang) sind nach derzeitiger Auffassung nicht zu befürchten.
Zwangsmittel können vom Finanzamt nur im Rahmen der Durchsetzung von Verwaltungsakten eingesetzt werden, das Betreten im Rahmen der Kassennachschau stellt jedoch lediglich tatsächliches Verwaltungshandeln dar.
Allerdings dürfte die Verweigerung dem Prüfer die Möglichkeit eröffnen, direkt zu einer Außenprüfung überzugehen, die dann sicherlich nicht unter allzu positiven Vorzeichen startet.
Neue Sanktionen
Zu den steuerlichen Folgen, die eine nichtordnungsgemäße Kasse bei einer Prüfung mit sich bringen kann, gibt es künftig auch neue Bußgeldtatbestände in § 379 Abs. 1 AO.
Demnach ist es eine Ordnungswidrigkeit, wenn
- die verwendete Kasse insbesondere nicht über die Möglichkeit zur Einzelaufzeichnung verfügt oder die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet.
- die Daten nicht oder nicht richtig geschützt sind, weil ein System verwendet wird, das nicht über die zertifizierte Sicherheitseinrichtung verfügt.
Die neuen speziellen Bußgeldtatbestände für Verstöße gegen die Ordnungsvorschriften für Kassen gelten ab 2020. Es kann für Verstöße eine Geldbuße von bis zu 25.000 € festgesetzt werden.
Fazit zur neuen Kassennachschau
Die Kassennachschau stellt eine weitere Möglichkeit der Finanzverwaltung zur unangekündigten und grundsätzlich anlassunabhängigen Prüfung vor Ort beim Steuerpflichtigen dar.
Wie es sich zumindest in der Praxis der Lohn- und Umsatzsteuernachschau zeigt, ist dort eine unangekündigte Prüfung nicht immer sinnvoll, insbesondere bei etwas größeren Unternehmen.
Oft kündigen die Finanzämter deshalb eine Lohn- und Umsatzsteuernachschau an, schon allein aus Gründen der Praktikabilität.
Bei der Kassennachschau könnte dies durchaus anders laufen, eben weil der Prüfungsgegenstand ein anderer ist. Ein Bild von der Funktionsfähigkeit der Kassen kann sich ein Prüfer hier jederzeit machen, dafür braucht es nicht unbedingt Vorbereitungen.
Den für die Kassennachschau in Frage kommenden Mandanten sollte deshalb angeraten werden, entsprechende Unterlagen für die Prüfung stets bereitzuhalten und auch zu gewährleisten, dass eine Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer problemlos möglich ist.
Weiterführender Link: BMF ergänzt Grundsätze zur Kassennachschau durch Anwendungserlass
Das BMF hat am 29.5.2018 den Anwendungserlass zur AO um Regelungen zu Verfahrensgrundsätzen sowie Rechte und Pflichten der Beteiligten bei der Kassennachschau ergänzt.
