Mittlerweile scheint es ein Wettbewerb in den Betriebsprüfungsstellen der Finanzämter zu sein, Kassenführungen möglichst häufig als nicht ordnungsgemäß anzusehen.
Fehler in der Kassenführung führen zu einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung. Zuschätzungen seitens des Finanzamts und hohe Steuernachforderungen sind oft die Folge. Wie Sie Ihren Mandanten helfen, die Kassenführung prüfungssicher zu machen – auch nach den GoBD –, lesen Sie im folgenden Beitrag.
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Wer ein Kassenbuch führen muss
Wer gesetzlich buchführungspflichtig ist, hat damit auch eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung nachzuweisen (§§ 238–241 HGB).
Von der Pflicht zur Kassenbuchführung befreit sind Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr als
- 500.000 € (ab 2016: 600.000 €) Umsatzerlöse und
- 50.000 € (ab 2016: 60.00 €) Jahresüberschuss aufweisen.
Neugegründete Unternehmen sind befreit, wenn Umsatz und Jahresüberschuss am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung diese Zahlen nicht überschreiten (§ 241a HGB).
Beachte: Wer nicht buchführungspflichtig ist, also seinen Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, muss ebenfalls kein Kassenbuch führen. Doch diese Aussage ist eher theoretischer Natur. Zum einen ist es aus betriebswirtschaftlichen Gründen für alle Unternehmen ratsam, laufende Bargeschäfte in einem Kassenbuch festzuhalten. Zum anderen sind auch 4/3-Rechner verpflichtet, die vereinnahmten Entgelte aufzuzeichnen (§ 22 Abs. 2 Nr. 2 UStG).
Die Anforderungen an das Kassenbuch
Das Kassenbuch dient der buchmäßigen Darstellung und Erfassung des gesamten Barverkehrs einschließlich der Bestände. Es erfüllt bei buchführungspflichtigen Steuerpflichtigen die Grundbuchfunktion. Das Kassenbuch kann in Form einer Loseblattsammlung vorliegen oder als aneinandergereihte Kassenberichte geführt werden.
Beachte: Erfolgt die Belegsicherung oder die Erfassung von Entstehung mittels EDV-System (= EDV-Kassenbücher), ist eine tägliche Festschreibung erforderlich! Das heißt: Der Mandant/die Mandantin darf die Daten nicht mehr ohne Verschlüsselung bzw. Festschreibung an den/die Steuerberater/in weiterleiten. Werden im Steuerbüro Änderungen vorgenommen, müssen diese eindeutig erkennbar sein!
Bei der Führung von Büchern in elektronischer oder in Papierform und sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen darüber hinaus folgende Anforderungen beachtet werden:
Nachvollziehbarkeit/Nachprüfbarkeit: Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können (Belegprinzip).
Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung lückenlos verfolgen lassen (progressive (vom Beleg bis zur USt-Voranmeldung) und retrograde (von der Steuererklärung bis zum Geschäftsvorfall) Prüfbarkeit).
Vollständigkeit: Die Geschäftsvorfälle müssen vollzählig und lückenlos aufgezeichnet werden (Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht). Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung der Bareinnahmen bedeutet aber nicht, dass diese in der Praxis einzeln gebucht werden müssen. Ausreichend ist die Verbuchung der zusammengefassten Tageslosung.
Tipp: Verkauft Ihr Mandant Waren von geringem Wert an eine Vielzahl ihm unbekannter Kunden, ist er nicht verpflichtet, Einzelaufzeichnungen zu führen. Des Weiteren kann ihm nach der Art der Geschäftsvorfälle bzw. nach dem betrieblichen Ablauf nicht zugemutet werden, jeden Geschäftsvorfall zu dokumentieren.
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Es muss ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen:
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sollen nach § 146 Abs. 1 Satz 2 AO täglich festgehalten werden. Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht bzw. den Büchern vergleichbare Aufzeichnungen nicht laufend, sondern nur periodenweise erstellt, ist dies nicht zu beanstanden, wenn
- die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgt und
- durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z.B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc.
Ordnung: Der Grundsatz der Klarheit verlangt auch für EDV-Registrierkassen sowie für PC-(Kassen-)Systeme u.a. eine systematische Erfassung und übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen. So verstößt etwa eine Sammelaufzeichnung von nicht steuerbaren, steuerfreien und steuerpflichtigen Umsätzen ohne genügende Kennzeichnung i.d.R. gegen steuerrechtliche Anforderungen (z.B. Aufzeichnungspflichten i.S.d. § 22 UStG). Die Umsätze sollten daher besser von vornherein getrennt aufgezeichnet werden.
Unveränderbarkeit: Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden (können), dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist.
Kassensturzfähigkeit: Nach ständiger Rechtsprechung des BFH und der FG erfordert eine ordnungsmäßige Buchführung, dass sämtliche Geschäftsvorfälle nach der zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt festgehalten werden. Jederzeit soll es möglich sein, den Sollbestand nach dem Kassenbuch mit dem Istbestand der Geschäftskasse auf die Richtigkeit zu prüfen.
Beachte: Bei fehlender Kassensturzfähigkeit ist die Buchführung eines Betriebs formell und materiell nicht ordnungsgemäß. Denn die fehlende Kassensturzfähigkeit stellt einen so gewichtigen Mangel dar, dass die sachliche Richtigkeit der ausgewiesenen Ergebnisse zweifelhaft ist.
Die Anforderungen an Tagesendsummenbons
Benutzt das Unternehmen eine elektronische Registrierkasse, muss es die Tagesendsummenbons aufbewahren. Folgende Angaben sollten darauf enthalten sein:
Elf Grundsätze für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch
- Der Mandant/die Mandantin muss das Kassenbuch selbst führen bzw. den Kassenbericht selbst erstellen!
- Keine Buchung ohne Beleg.
- Belege müssen fortlaufend nummeriert sein.
- Der Kassenbestand darf/kann nie negativ sein.
- Geldverschiebungen zwischen Bank und Kasse müssen festgehalten werden (Geldtransit).
- Privateinlagen und Entnahmen aus der Kasse sind täglich aufzuzeichnen. (Es sind jeweils Eigenbelege zu erstellen!)
- Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu erfassen (Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse).
- Eintragungen im Kassenbuch dürfen nachträglich nicht mehr verändert oder unkenntlich gemacht werden. Bei fehlerhaften Eintragungen wird eine Streichung so vorgenommen, dass die ursprüngliche Eintragung noch lesbar bleibt. Anschließend erfolgt eine Berichtigung mittels neuer Eintragung.
- Die Tagesfolge darf nicht willkürlich sein (bspw. 16.05. —> 09.05. —> 17.05. ...). Sollte die Verarbeitung eines Tages versehentlich unterblieben sein, muss das Kassenbuch neu verfasst werden.
- Eine regelmäßige Kassenprüfung (durch Nachzählen!) ist unerlässlich.
- Kassenaufzeichnungen müssen so geführt sein, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Istbestand verglichen werden kann.
Tipp: Einige Fehler kommen bei der Kassenbuchführung immer wieder vor. In der folgenden Checkliste finden Sie Punkte, die Sie (mit Ihren Mandanten) immer prüfen sollten.
