Der BFH hat mit drei Entscheidungen klargestellt, welche Kassendaten nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) aufbewahrt und ggf. herausgegeben werden müssen. Demnach ist buchführenden Unternehmern die Aufzeichnung einzelner Umsätze zumutbar, wenn das jeweilige Kassen-System derartige Daten ohnehin vorhält. Bei einer Außenprüfung müssen diese Aufzeichnungen herausgegeben werden.
Das Finanzamt und eine Apothekerin stritten über den Umfang der Daten, die die Apothekerin im Rahmen der Betriebsprüfung vorlegen musste. Die Apothekerin ermittelte ihren Gewinn durch Betriebsvermögenvergleich und verwendete ein speziell für Apotheken entwickeltes EDV-Erlöserfassungssystem, in das ein Warenwirtschaftsverwaltungsprogramm integriert war.
Die Tageseinnahmen wurden über EDV-Registrierkassen erfasst, in Form von Tagesendsummenbons (sogenannte Z-Bons) ausgewertet und anschließend als Summe in einem manuell geführten Kassenbuch erfasst. Die Außenprüfung verlangte den Datenzugriff auf die einzelnen Warenverkäufe, die sich aus dem Erlöserfassungssystem ermitteln ließen. Die Apothekerin verweigerte dies und rief zur Entscheidung darüber den BFH an.
GoB verpflichten grundsätzlich zur Erfassung der Einzelbuchungen
Die Buchführung muss stets einen zuverlässigen Einblick in den Ablauf aller Geschäfte geben. Daher muss es Dritten stets möglich sein, den Ablauf und den Inhalt aller Geschäfte zu überprüfen. Aus diesem Grund verpflichten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) dazu, verdichtete Buchungen jederzeit in Einzelpositionen aufgliedern zu können. Dieser Grundsatz gilt auch für Bargeschäfte, falls den Kaufleuten Einzelaufzeichnungen zumutbar sind.
Besonderheiten bei einer elektronischen Registrierkasse
Steuerpflichtige können grundsätzlich frei entscheiden, welches Aufzeichnungsmittel sie wählen und ob sie ihre Warenverkäufe manuell oder mittels technischer Hilfsmittel (z.B. einer elektronischen Registrier- oder PC-Kasse) erfassen.
Entscheiden sie sich aber für ein Kassensystem, das potentiell sämtliche Kassenvorgänge automatisch einzeln und detailliert aufzeichnet sowie speichert, ist es ihm nach Auffassung des BFH auch zumutbar, derartige Aufzeichnungen zu erstellen und ebenfalls aufzubewahren. Auf eine Unzumutbarkeit der Aufzeichnungen i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO aufgrund eines bargeldintensiven Einzelhandels, in diesem konkreten Fall einer Apotheke, können sich Steuerpflichtige somit nicht berufen.
Der BFH sieht die Finanzbehörden konsequenterweise im Rahmen einer Außenprüfung als ermächtigt an, nach § 147 Abs. 6 S. 2 Altern. 2 AO die mit dem Datenverarbeitungssystem der PC-Kasse erstellten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Prüfung anzufordern.
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Unterschiede bei der Art der Gewinnermittlung
Der BFH argumentiert mit den GoB (§§ 238 ff. HGB), die für Kaufleute i.S.d. HGB gelten. Eine vergleichbare Pflicht zur Nutzung eines vorhandenen Kassensystems scheint der BFH aber bei einer Gewinnermittlung durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) nicht zu sehen. Denn er verweist auf etliche seiner Entscheidungen, in denen er gerade bei einer solchen Gewinnermittlung keine Pflicht zur Aufzeichnung der einzelnen Bargeschäfte angenommen hat. Insbesondere folge auch aus den §§ 140 ff. AO keine derartige Verpflichtung, wenn nicht die Regelungen der §§ 238 ff. HGB gelten würden.
Trotzdem keine Verpflichtung zur Verbuchung der einzelnen Geschäfte
Abschließend stellt der BFH klar, dass Einzelhändler zwar grundsätzlich verpflichtet sind, Einzelaufzeichnung über die Bareinnahmen zu führen. Daraus folgt aber nach seiner Ansicht keine Verpflichtung, diese einzeln aufzuzeichnenden Bareinnahmen künftig auch einzeln buchen zu müssen. Ausreichend ist dabei weiterhin, wenn die zusammengefasste Tageslosung, also der Z-Bon verbucht wird. Maßgebend ist insoweit, dass sich die Tageslosung auf die einzeln erfassten Verkäufe zurückführen lässt und letztere ggf. unter Rückgriff auf das Warenwirtschaftssystem nachweisbar sind.
Praxishinweis
Mit drei aktuellen Entscheidungen hat der BFH die sehr strittige Frage, welche Rechte die Finanzverwaltung zum Datenzugriff bei einer Außenprüfung hat, zu Lasten der Kaufleute, in den Entscheidungen jeweils Apotheker, entschieden. Die grundlegenden Aussagen des BFH zu den GoB im Zusammenhang mit der Kassenführung und den täglichen Bargeschäften sind für alle Einzelhändler, die ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln, maßgebend und folglich auch von diesen einzuhalten.
Auffällig ist, dass der BFH jeweils einen Widerspruch zu früheren Entscheidungen verneint, weil die damaligen Steuerpflichtigen ihren Gewinn durch EÜR ermittelten. Es bleibt abzuwarten, ob der BFH künftig die in den aktuellen Entscheidungen niedergelegten Grundsätze auch auf die Gewinnermittlung durch EÜR ausdehnt oder sich ein solcher Einzelkaufmann auch weiterhin auf die Unzumutbarkeit der Aufzeichnungen i.S.d. § 147 AO berufen kann.
BFH, Urt. v. 16.12.2014 - X R 42/13
BFH, Urt. v. 16.12.2014 - X R 29/13
BFH, Entsch. v. 16.12.2014 - X R 47/13
Quelle: Rechtsanwalt und Steuerberater Axel Scholz