Bereits Mitte letzten Jahres hatte das BMF ein Entwurfschreiben zum Reisekostenrecht vorgelegt, das die weitgehende Übertragung der für Arbeitnehmer geltenden Grundsätze auf Unternehmer vorsah. Jetzt hat das BMF die endgültige Fassung der Verwaltungsvorgaben veröffentlicht. Das Ministerium befasst sich insbesondere mit dem Begriff der „Betriebsstätte“ und den Verpflegungsaufwendungen.
Neben einigen unbedeutenden redaktionellen Anpassungen enthält das endgültige Schreiben gegenüber dem veröffentlichten Entwurf folgende Ergänzungen bzw. Änderungen:
Definition der Dauerhaftigkeit im Rahmen der Betriebsstätte
In den Rdnr. 1–4 des Schreibens wird die erste Betriebsstätte als diejenige Tätigkeitsstätte definiert, an der der Steuerpflichtige dauerhaft typischerweise (im Sinne eines Vergleichs mit einem Arbeitnehmer) arbeitstäglich oder je Woche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel seiner regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden will (vgl. § 9 Abs. 4 S. 4 EStG).
Dabei ergänzt das Schreiben im Vergleich zur Entwurfsfassung die Definition um den Begriff „dauerhaft“: „Dauerhaftigkeit liegt nach dem Schreiben vor, wenn die steuerlich erhebliche Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte unbefristet, für eine Dauer von voraussichtlich mehr als 48 Monaten oder für die gesamte Dauer der betrieblichen Tätigkeit ausgeübt werden soll. Für die Prognose der voraussichtlichen Dauer kann auf die Dauer des Auftragsverhältnisses abgestellt werden.“ Diese Definition entspricht derjenigen bei Arbeitnehmern.
Ergänzung der Beispiele bei der Definition der Betriebsstätte
Zur Erläuterung der Begriffsbestimmung der „Betriebsstätte“ enthält das BMF-Schreiben acht Beispiele. Im Vergleich zur Entwurfsfassung sind die Sachverhalte in Beispiel 4 und 5 ergänzt worden. Dort finden sich nun zusätzliche Ausführungen zu unbefristeten Auftragsverhältnissen (Rdnr. 5). Dies ist lediglich eine Klarstellung, aber keine inhaltliche Neuerung.
Ferner ist in das Beispiel 8 ein Verweis auf die Rdnr. 40–43 des BMF-Schreibens vom 24.10.2014 und auf das Urteil des BFH vom 29.04.2014 aufgenommen worden. Auch dies dient der Klarstellung. Zudem wird in Beispiel 8 darauf hingewiesen, dass bei mehreren dauerhaften Auftragsverhältnissen oder bei weiträumigen Tätigkeitsgebieten die Ausführungen in Rdnr. 5 entsprechend gelten (Rdnr. 6).
Änderungen bei den Reisekosten
Die Erläuterungen zu den Reisekosten (Rdnr. 8–12) sind ergänzt worden. Die Fälle, in denen der Preis für die Verpflegung nicht exakt ermittelt werden kann, werden etwas ausführlicher gefasst (neu ist der Ausweis nur eines Sammelposten für Nebenleistungen einschließlich Verpflegung neben einer Beherbergungsleistung, Rdnr. 8). Zudem wird das Beispiel 11 neu gefasst (Rdnr. 11).
Schließlich nimmt das Schreiben eine Ergänzung für den Fall, dass die Verpflegungspauschalen nicht gekürzt werden, vor: Es wird nun – ebenfalls zur Verdeutlichung – auch darauf eingegangen, dass der Steuerpflichtige im Rahmen einer betrieblichen Reise Bewirtungsaufwendungen i.S.d. § 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG trägt (Rdnr. 12).
Praxishinweis
Nachdem nun das endgültige Schreiben bekannt ist und dieses mit der Entwurfsfassung nahezu inhaltsgleich ist, besteht jetzt Klarheit, welche Ansicht das BMF zu den Reisekosten vertritt: Für Arbeitnehmer und Unternehmer gelten weitgehend die gleichen Grundsätze. Dies ist konsequent.
Das BMF nimmt allerdings für Unternehmer im Gegensatz zu Arbeitnehmern keine Kürzung der Verpflegungspauschalen bei einer Mahlzeitengestellung vor. Dies ist nachvollziehbar, denn der Unternehmer ist mit den Kosten der Reise belastet, auch wenn ihm dabei Mahlzeiten gestellt werden. Anhand des Schreibens können Unternehmer und deren Berater erste Auslegungsfragen klären, um die steuerliche Behandlung der fraglichen Reisekosten zu ermitteln.
BMF- Schreiben v. 23.12.2014 - IV C 6 - S 2145/10/10005:001 - DOK 2014/1085209
BMF- Schreiben v. 24.10.2014 - IV C 5 - S 2353/14/10002 - DOK 2014/0849647
BMF-Entwurf-Schreiben v. 10.07.2014 - IV C 6 - S-2145/10/10005
BFH, Urt. v. 29.04.2014 - VII R 33/10, BStBl 2014 II, 777
Quelle: Rechtsanwalt und Steuerberater Axel Scholz