Aktuelles BMF-Schreiben zur Reisekostenreform: die wichtigsten Änderungen im Überblick

Schon in wenigen Wochen ist es soweit: Das neue Reisekostenrecht 2014 tritt in Kraft. Das BMF hat jetzt ein 52seitiges Schreiben vorgelegt, das die Auslegung und die praktische Anwendung der Gesetzesänderung erläutert.

Ab nächstem Jahr tritt mit dem neuen Reisekostenrecht eine gravierende steuerliche Umstellung in Kraft. Bis Ende des Jahres empfiehlt sich daher die intensive Lektüre eines aktuellen 52seitigen BMF-Schreibens zum Thema.

Die neuen Regelungen führen u.a. dazu, dass im nächsten Jahr die abweichenden Lohnsteuer-Richtlinien nicht mehr anzuwenden sind. Das BMF erleichtert das Verständnis der neuen Rechtslage mit 53 praxisbezogenen Anwendungsbeispielen.

Zum Überblick und Einstieg werden nachfolgend die 25 wichtigsten Eckpunkte zusammengefasst:

1. Der neue Begriff der „ersten Tätigkeitsstätte" löst den Begriff der „regelmäßigen Arbeitsstätte" ab. Dies kann neben einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des eigenen Arbeitgebers auch die ortsfeste Einrichtung eines verbundenen Unternehmens oder eines Dritten sein.
2. Ein Arbeitnehmer kann seine erste Tätigkeitsstätte auch bei einem Kunden haben, wenn er diesem dauerhaft zugeordnet ist. Dies ist der Fall, wenn er dort entweder unbefristet oder zumindest über 48 Monate hinweg beschäftigt wird.
3. Wenn ein Leiharbeitnehmer dem Betrieb seines Entleihers zugeordnet wird, kann ab 2014 dessen erste Tätigkeitsstätte dort liegen. +
4. Das häusliche Arbeitszimmer eines Arbeitnehmers ist (mangels betrieblicher Funktion) keine erste Tätigkeitsstätte.
5. Ein Sammelpunkt, der vom Arbeitgeber dauerhaft für die tägliche Aufnahme der Arbeit bestimmt wird, ist keine erste Tätigkeitsstätte.
6. Die dauerhafte Zuordnung des Arbeitnehmers zu einer Einrichtung erfolgt in erster Linie durch die arbeits- oder dienstrechtliche Festlegung des Arbeitgebers.
7. Weist der Arbeitgeber seinen Angestellten einer bestimmten Tätigkeitsstätte zu, ist es unerheblich, in welchem Umfang der Beschäftigte dort eine berufliche Tätigkeit ausübt oder ob er diese regelmäßig oder nur gelegentlich aufsucht.
8. Diese Grundregeln der Zuordnung gelten auch bei der Festlegung der Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber für den Gesellschafter-Geschäftsführer, den Arbeitnehmer-Ehegatten oder einen mitarbeitenden Angehörigen.
9. Die Zuordnung zu einer bestimmten Tätigkeitsstätte muss dokumentiert sein, z.B. durch Reisekostenabrechnungen, Vermerke oder Notizen.
10. Unerwartete Ereignisse wie Krankheit, Insolvenz oder politische Unruhen führen nicht zu einer rückwirkenden Änderung der Prognose einer unbefristeten Zuordnung und damit nicht zum Wegfall der Dauerhaftigkeit der Tätigkeit.
11. Sofern keine Zuordnung vorliegt, sind zeitliche Kriterien für die Bestimmung einer ersten Tätigkeitsstätte relevant. Für die zeitlichen Kriterien kommt es aber nur auf berufstypische Tätigkeiten an. Reine Hilfstätigkeiten wie das Abholen von Waren oder Abliefern von Berichten oder Stundenzetteln sind insoweit nicht relevant.
12. Werden mangels einer eindeutigen Festlegung hilfsweise quantitative Kriterien herangezogen, muss der Arbeitnehmer typischerweise an einer bestimmten Einrichtung tätig werden, entweder arbeitstäglich, je Arbeitswoche an zwei vollen Arbeitstagen oder mindestens zu einem Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit.
13. Kommen nach den zeitlichen Kriterien mehrere Orte als erste Tätigkeitsstätte in Betracht, kann der Arbeitgeber den entscheidenden Ort bestimmen. In diesem Fall ist der zeitliche Umfang der Tätigkeit irrelevant.
14. Nimmt der Arbeitgeber keine Festlegung vor, ist die der Wohnung nächstgelegene Tätigkeitsstätte auch die erste Tätigkeitsstätte.
15. Generell gibt es nur noch eine (oder gar keine) erste Tätigkeitsstätte je Dienstverhältnis.
16. Beim Verpflegungsmehraufwand wird das bisherige dreistufige System der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen zugunsten eines zweistufigen Systems aufgegeben. Der bislang niedrigste Pauschbetrag von 6 € für Abwesenheitszeiten von mindestens 8 Stunden bis maximal 14 Stunden entfällt vollständig.
17. Bei der Verpflegungspauschale liegt eine eintägige auswärtige Tätigkeit vor, wenn der Arbeitnehmer nicht auswärts übernachtet, sondern in seiner Wohnung.
18. Durch die neue gesetzliche Regelung wird für übliche arbeitgeberveranlasste Mahlzeiten der Sachbezugswert als Bemessungsgrundlage angesetzt. Als übliche Mahlzeit gelten Speisen mit einem Wert von bis zu 60 € inkl. Getränke und Umsatzsteuer.
19. Es ist kein Sachbezugswert anzusetzen, wenn für die Dienstreise eine Verpflegungspauschale beansprucht werden könnte. Dann muss der Betrag für jede zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitgeber gekürzt werden (4,80 € für ein Frühstück und je 9,60 € für ein Mittag- oder Abendessen).
20. Für vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten muss beim Arbeitnehmer ein „M" auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung eingetragen werden.
21. Ein Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitgeber steuerfreie Verpflegungspauschalen zahlt.
22. Bei beruflich veranlassten Unterkunftskosten gibt es keine Einschränkungen bezüglich der Hotelkategorie. Bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten an derselben Tätigkeitsstätte können ab dem 49. Monat nur noch maximal 1.000 € monatlich steuerfrei erstattet werden.
23. Eine doppelte Haushaltsführung erfordert ab dem nächsten Jahr auch die finanzielle Beteiligung an der Wohnung bzw. an den Kosten der Lebensführung. 10 % der monatlich regelmäßig anfallenden laufenden Kosten müssen vom Arbeitnehmer mitgetragen werden. Das wird bei Arbeitnehmern mit den Steuerklassen III bis V ohne Nachweise unterstellt. Ledige Arbeitnehmer müssen dies dem Arbeitgeber schriftlich bestätigen.
24. Bis zu einem nachgewiesenen Betrag von 1.000 € im Monat werden tatsächlich entstandene Unterkunftskosten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung anerkannt. Erstattete Nebenkosten mindern die Unterkunftskosten im Zeitpunkt des Zuflusses.
25. Bei einer doppelten Haushaltsführung im Ausland bleiben die bisherigen Regelungen bestehen.

Praxishinweis

Erlasse oder Verwaltungsschreiben enthalten (wie die Lohnsteuer-Richtlinien) im Interesse einer einheitlichen Anwendung des neuen Rechts Weisungen zur Auslegung des EStG sowie Regelungen zur Verwaltungsvereinfachung und zur Vermeidung unbilliger Härten. Sie richten sich zwar an den Fiskus, geben aber auch Angestellten, Arbeitgebern und dem Lohnbüro sowie deren Beratern eine verlässliche Richtschnur im Umgang mit den Steuerbehörden.

BMF, Schreiben v. 30.09.2013 - IV C 5 - S-2353/13/10004
Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts v. 20.02.2013, BGBl 2013 I 285