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Es hat sich eine Menge getan in Sachen GoBD: Das BMF hatte ursprünglich im Juli 2019 eine aktualisierte Fassung der GoBD veröffentlicht – dieses Schreiben aber wenig später wieder zurückgenommen. Am 28.11.2019 schließlich wurden die geänderten GoBD erneut publik gemacht. Damit gelten ab dem 1.1.2020 neue Grundsätze der elektronischen Buchführung (BMF vom 28.11.2019- IV A 4 -S 0316/19/10003 :001)!
Nötig war die Neufassung, um die GoBD an die aktuellen technischen, organisatorischen und fachlichen Entwicklungen anzupassen. Dabei stehen diesmal – nachdem zuletzt die „Elektronische Buchführung und Archivierung elektronischer Dokumente“ thematisiert wurde – zwei Inhalte im Fokus:
- Ersetzendes Scannen
- Konvertierung in Inhouse-Formate im Rahmen der Archivierung
Die GoBD 2020 enthalten u.a. folgende wesentliche Erleichterungen:
Die Digitalisierung von Belegen mittels mobiler Endgeräte wie z.B. Smartphones wird explizit anerkannt. Dies soll gleichsam im Ausland zulässig sein (Rdnr. 130).
Bei der Konvertierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in unternehmenseigene Formate (sog. Inhouse-Formate) ist unter bestimmten Voraussetzungen nicht länger die Aufbewahrung beider Versionen erforderlich (Rdnr. 135). Ab sofort soll es genügen, wenn die Änderungen einer Verfahrensdokumentation versioniert sind und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorgehalten wird. In der alten Fassung wurde im Fall einer Änderung dagegen die Versionierung der gesamten Verfahrensdokumentation inkl. Änderungshistorie verlangt (Rdnr. 154).
Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. hatte in seiner Stellungnahme (S 14/18) zum Entwurf der aktuellen GoBD umfangreich Stellung bezogen und sah insbesondere in folgenden Punkten Nachbesserungsbedarf für die GoBD 2020:
- Anpassung der Buchungsfrist an betriebliche Gegebenheiten,
- Nutzbarkeit von Office-Anwendungen ohne zusätzliche Voraussetzungen,
- Ausnahmen für kleine Unternehmen bei Verfahrensdokumentation
Diese Vorschläge wurden in der endgültigen Fassung nicht berücksichtigt. Die sich derzeit in Entwicklung befindlichen Digitalisierungsthemen rund um eine immer stärkere Automatisierung der Buchführung dürften in nicht allzu ferner Zukunft jedoch eine weitere Überarbeitung des GoBD-Schreibens notwendig machen. Möglicherweise kommen dann auch noch einmal die Empfehlungen des DStV ins Spiel.
BMF gibt ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung heraus
Zusätzlich zum GoBD-Schreiben hat das BMF ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht. Denn die GoBD sehen vor, dass Steuerpflichtige bei einer Außenprüfung nicht nur die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten bereitstellen müssen, sondern auch alle Strukturinformationen, die zur Auswertung der Daten notwendig sind.
Jedoch kennen viele Unternehmen die angeforderten Strukturinformationen nicht und gerade die Datenträgerüberlassung macht häufig Probleme. Mit den ergänzenden Informationen gibt das BMF deshalb nun eine Hilfestellung zur Datenträgerüberlassung. Rufen Sie hier die ergänzenden Informationen zu den GoBD 2020 auf.
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