Eins vorweg: Die letzten Änderungen an der GoBD wurden bereits vor knapp anderthalb Jahren mittels eines BMF-Schreibens vorgelegt und sind nun auch schon fast seit diesem Zeitraum gültig.
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Neuregelungen der GoBD sind jedes Mal relevant für viele Ihrer Mandant*innen, denn sowohl Groß- und Kleinunternehmen als auch Freiberufler*innen und Selbstständige können den Pflichten der GoBD unterliegen. Wie jedes Jahr um diese Zeit steht also die Frage im Raum, was sich 2021 konkret bei den GoBD ändert.
Die Antwort ist simpel: Bisher noch nichts. Es liegt nämlich noch kein neuartiger Entwurf für das Jahr 2021 vor. Das bedeutet: Wirksam sind alle bisher gültigen Regelungen. Im Folgenden finden Sie nun eine Zusammenfassung dieser Regeln, damit Sie auch 2021 über alle für Ihre Mandant*innen relevanten Informationen Bescheid wissen.
Wissenswertes zur aktuellen Fassung der GoBD Stand 2021
Die aktuelle Fassung der GoBD erneuert die alte Version aus dem Jahre 2014, das jedoch eher kleinschrittig.
Zusätzlich wurden sog. Ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung veröffentlicht, die ebenfalls 2021 gelten. Dieses separate Dokument nimmt eine Kategorisierung zwischen den ohnehin verarbeitungspflichtigen Daten und den zur Auswertung dieser Daten notwendigen Strukturinformationen in einem Unternehmen vor.
Die Ergänzenden Informationen beziehen sich auf letztere und legen fest, dass auch diese aufbewahrt werden und in maschinell auswertbarer Form vorliegen müssen. Hier liegt bereits das erste Problem der GoBD, denn vielen kleinen und mittelgroßen Unternehmen sind diese Daten unbekannt. Das kann zu erheblichen Problemen in der Umsetzung der GoBD führen.
Welche Daten sind nach GoBD auch 2021 steuerrechtlich relevant?
Diese Frage ist vor allem für Prüfer*innen entscheidend. Ob Daten steuerliche Relevanz haben oder nicht ist von diversen Faktoren abhängig. So ist es von Branche zu Branche und für jedes Unternehmen unterschiedlich, auf welche Daten die fragliche Definition zutrifft und welche Buchführungsregelungen sich daraus ergeben. Bejahen kann man die Relevanz der Daten aus der Lohn-, Anlage- und Finanzbuchhaltung, für Buchungsbelege sowie für Daten, die aus Bankkonten und der Kostenrechnung hervorgehen. Dies sind aber nur oberflächliche Kategorien. Oft sind hier Einzelfallenscheidungen erforderlich.
GoBD: Diese Regelungen gelten auch 2021
Die wichtigste Grundlage der GoBD besteht in zwei wesentlichen Anforderungen: Bei der elektronischen Datenerfassung müssen die Datensicherheit und die Datenunveränderbarkeit unbedingt gesichert sein. Das bedeutet in der Umsetzung u.a. einen Schutz vor dem Zugriff unbefugter Dritter sowie die Garantie, dass Daten nicht überschrieben, ersetzt oder gelöscht werden können, außer, sie sind dafür freigegeben und entsprechend markiert worden.
Allgemein folgt die GoBD dem Prinzip, dass Regeln, die für analog vorliegende Belege und andere Daten gelten, auch für digitale Aufzeichnungen gültig sein sollen. Das meint bspw. die speziellen Anforderungen an die Vollständigkeit, die Richtigkeit und die Nachvollziehbarkeit der Dokumente sowie die zeitgerechte Erfassung der Daten.
Das gleiche gilt für Buchungen. Damit diese nach Vorschriften der GoBD korrekt abgewickelt werden, muss auch dieser Vorgang nachweislich zeitgerecht stattfinden. Dafür ist ein geregeltes digitales Ordnungssystem erforderlich. Entscheidend an dieser Stelle ist die Vorschrift, dass eine nachvollziehbare Verknüpfung zwischen Beleg und Buchung durch das System dokumentiert werden kann. Dies gilt maßgeblich der Erfüllung der oben genannten Nachweispflicht.
Die Entscheidung, welche Daten gesondert aufbewahrt werden müssen und welche nicht, richtet sich nach der steuerlichen Relevanz dieser Daten (s.o.). Der definitorische Rahmen dessen wird durch die GoBD jedoch unzureichend vorgegeben. So muss zur Bestimmung auf andere Gesetze zugegriffen werden. Es können hier u.a. die §147 Abs.1 AO (Abgabenordnung) und §140 AO wichtig sein. Das HGB und weitere Gesetze müssen jedoch ebenfalls Beachtung finden, da die angegebenen Normen keinen endgültigen Aufschluss geben. So ist in §147 Abs.1 Nr.5 AO von der Notwendigkeit einer Aufbewahrung von Daten die Rede „soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind”. Hier muss also genauer nachgehakt werden, denn die Vorgabe lässt keinen Aufschluss zu. Oft liegt deshalb eine Einzelfallentscheidung vor.
Das Schreiben des BMF zu den GoBD verweist außerdem auf den §147 Abs.2 AO. Hier wird festgelegt, dass die fraglichen Daten (bis auf wenige Ausnahmen) auch auf Bild- oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen. Besondere Beachtung findet dabei die Vorschrift der maschinellen Auswertbarkeit durch die GoBD, die auch hier umgesetzt werden muss, um Vergleichbarkeit zu sichern. Die Dateien müssen außerdem inhaltlich (soweit erforderlich) und bildlich mit den anderen Unterlagen im Unternehmen übereinstimmen. Es ist also ein einheitliches System erforderlich.
Die Forderung nach maschineller Auswertbarkeit richtet sich nach §147 Abs.2 Nr.2 AO und sieht unterschiedliche Formatvorgaben und Umfänge der Auswertung für verschiedene Datenarten vor. So ist z.B. für elektronische Rechnungen ein PDF/A-3-Format vorgesehen, welches ein wahrnehmbares Bild der Rechnung sowie außerdem einen maschinell lesbaren Text bietet, was den Anforderungen entspricht, die zur Aufbewahrung einer elektronischen Rechnung nach GoBD-Vorschriften gelten.
Für viele Unternehmen haben die Vorschriften der GoBD (z.B. die der maschinellen Auswertbarkeit) für eine Umstrukturierung in Richtung Digitalisierung gesorgt. Um diesen Wandel zu erleichtern, erlaubt die Verwaltungsanweisung das Scannen und Speichern auch bereits vorliegender Dokumente, damit analoge Archive abgeschafft werden können. Die oben genannten Anforderungen zur Datenspeicherung müssen dabei erfüllt werden. In vielen Fällen ist ein PDF-Format also zur Aufbewahrung geeignet. Besonders geachtet werden muss hier auf die maschinelle Lesbarkeit der Dateien, die bei einem fehlerhaften Scan-Vorgang u.U. verloren gehen kann. Zur Vermeidung einer Dopplung der Dokumente erlaubt die GoBD den Unternehmen, die Papierversion der korrekt gescannten Dateien ordnungsgemäß zu vernichten.
Die jüngsten Neuerungen der GoBD sind auch 2021 wirksam
Eine GoBD-konforme Aufbewahrung von Daten auf einem Bildträger wurde durch die Möglichkeit ergänzt, Belege mit dem Smartphone zu fotografieren und ggf. von dort aus auf einen Datenträger zu übertragen.
Hinweis: Auch hier muss die maschinelle Lesbarkeit der Dateien gewährleistet werden. Ein einfaches Foto könnte damit also unzureichend sein, in diesem Fall wäre die Nutzung einer mobilen Scanner-Funktion erforderlich, die von multiplen Dienstleister*innen angeboten wird.
Nach GoBD Rz. 136 trifft die Regelung auch auf Belege zu, die im Ausland anfallen. Besonders Unternehmen, deren Mitarbeitende berufliche Auslandsreisen unternehmen oder die über internationale Filialen, Standpunkte etc. verfügen profitieren von dieser Neuregelung. Durch die Gleichstellung mobilen Scannens von z.B. Hotelrechnungen mit einem stationären Scanvorgang wird die Buchführung betroffener Unternehmen bedeutend erleichtert. Die Papierform der Belege darf dann, soweit keine steuerlichen Hindernisse vorliegen, vernichtet werden.
Neu sind ebenfalls Regelungen, die Cloud-Systeme betreffen. Denn in die Definition eines geeigneten Datenverarbeitungssystems durch die GoBD werden nun auch diese ausdrücklich einbezogen, sie können also in dieser Form genutzt werden. Die Verwendung von Cloud-Systemen ist damit definitiv erlaubt und ermöglicht den Unternehmen einen größeren Spielraum bei der Wahl eines passenden Systems. Die Definition sieht vor, dass die Daten im Zuge ihrer Verarbeitung erfasst, gespeichert, vermittelt und schlussendlich empfangen werden können, was sowohl durch eine externe Software als auch mittels eines Cloud-Systems erfüllt werden kann. Vorteilhaft in letzterem Fall sind maßgeblich die multiplen Zugriffsmöglichkeiten, die zur Erleichterung der Buchführung führen können.
Weitere 2021 wirksame Neuerungen der GoBD
Im Bereich der Aufbewahrung von Formatkonvertierungen sieht die GoBD zwei Fälle vor. Im ersten ist die Aufbewahrung nur einer Version ausreichend und die Ursprungsversion kann gelöscht bzw. entsorgt werden. Im zweiten Fall müssen beide Versionen aufbewahrt werden. Er tritt ein, sofern eine Konvertierung in ein unternehmenseigenes Format stattfindet. Ursächlich dafür ist die Tatsache, dass ein eigenes Format ggf. nicht universell lesbar ist. Wird also die Ursprungsversion entsorgt, wird so u.U. gegen die grundlegende Vorschrift der maschinellen Lesbarkeit verstoßen. Die Wahl eines unternehmenseigenen Formats zur Datenaufbewahrung ist also nicht in jedem Fall praktikabel.
Hinweis: Zudem darf der Inhalt der Dokumente bei der Konvertierung nicht verändert werden (Grundsatz der Datenunveränderbarkeit). Um dies nachweisen zu können müssen die Unternehmen den Vorgang der verlustfreien Konvertierung dokumentieren. Wichtig ist hier vor allem, dass keine steuerrelevanten Informationen verloren gehen.
Die Aufzeichnungspflicht der Verfahrensdokumentation durch die GoBD gilt für alle steuerpflichtigen Unternehmen. Diese bezieht sich nicht nur auf das oben genannte Konvertierungsverfahren. Zusätzlich müssen vollumfänglich der Inhalt sowie Aufbau, der Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens dokumentiert werden. Ebenfalls muss der Zugriff auf all diese Bezugspunkte möglich sein. Besonders wichtig ist hier die historische Nachvollziehbarkeit. Es ist also wesentlich, dass aus den Daten der Verfahrungsdokumentation hervorgeht, wann und in welcher Reihenfolge diese stattgefunden haben. Kommt es zu Änderungen der Verfahrensdokumentation muss auch dies (mit historischer Verortung) aus den Aufzeichnungen hervorgehen.
Die Umsetzung der Verfahrensdokumentation ist dabei von diversen Faktoren abhängig. So wird diese von der Organisationsstruktur des Unternehmens oder vom jeweiligen Datenverarbeitungssystem beeinflusst. Unterschiede zwischen den verschiedenen Anforderungen an die Unternehmen bestimmen sich außerdem nach Unternehmensgröße. Dies ist vor allem für Kleinstunternehmer*innen relevant. Denn die Qualität der Dokumentation wird mit Blick auf die Größe eines Unternehmens beurteilt, was ggf. für Erleichterungen sorgen kann.
Für Änderungen sorgt außerdem die neue Bonpflicht, die im vorherigen Jahr verabschiedet wurde. Diese sieht vor, dass allen Käufer*innen, egal um welches Unternehmen es sich handelt, ein Bon, bzw. Beleg ausgestellt werden muss. Dies wird darin begründet, dass dem Finanzamt kein käuflicher Vorgang oder Umsatz mehr entgehen soll. Verhindert werden soll damit ein möglicher Steuerbetrug. Problematisch ist dabei vor allem der Papierverbrauch und der unternehmerische Aufwand durch das kleinschrittige Verfahren, da ein Bon selbst bei Kleistbeträgen ausgestellt werden soll. Mit Zustimmung der Empfänger*innen kann ein Bon aber auch elektronisch, z.B. per Mail, zur Verfügung gestellt werden.
GoBD 2021: Was bedeuten die Regelungen konkret für die Unternehmen?
Die GoBD einzuhalten – dazu ist jedes deutsche Unternehmen verpflichtet. Sie müssen ihre Kassen- und Buchführungssysteme darauf ausrichten. Die Datenverarbeitung und -aufbewahrung muss regelmäßig erfolgen. Das bedeutet außerdem, dass zu gewährleisten ist, dass jederzeit der Zugriff auf alle Dateien und Vorgänge durch eine*n Prüfer*in möglich ist. Ohne Einschränkung. Für die Schaffung aller technischen und organisatorischen Voraussetzungen sind die steuerpflichtigen Unternehmen selbst verantwortlich. In der Umsetzung der Vorschriften herrschen bei vielen Unternehmen allerdings noch Defizite.
Kritik an der aktuellen Fassung der GoBD
Der Deutsche Steuerberaterverband e.V. hatte in seiner Stellungnahme (S 14/18) zum Entwurf der aktuellen GoBD umfangreich Stellung bezogen und sah insbesondere in folgenden Punkten Nachbesserungsbedarf für die aktuelle Fassung der GoBD:
- Anpassung der Buchungsfrist an betriebliche Gegebenheiten,
- Nutzbarkeit von Office-Anwendungen ohne zusätzliche Voraussetzungen (vor allem für kleine Unternehmen bedeutungsvoll),
- Ausnahmen für kleine Unternehmen bei Verfahrensdokumentation
- Für weitere Informationen zur GoBD lesen Sie weitere unserer Artikel zum Thema. Diese finden Sie auf der Übersichtsseite. Um zur Übersicht zu gelangen klicken Sie hier.
