Nach den Vorschriften der GoBD sollen die Buchführungsbelege bis spätestens zum Ende des darauffolgenden Monats verbucht sein. Viele Kanzleien haben jedoch kleinere Mandanten, deren Belege nur vierteljährlich erfasst werden. Bei ihnen besteht auch nur die vierteljährliche Abgabeverpflichtung der Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
Das Problem: Die Belege werden in solchen Fällen nicht in dem durch die GoBD vorgegebenen Zeitrahmen erfasst. Wie können Sie als Steuerberater hier Abhilfe schaffen?
GoBD gibt Zeitrahmen für Erfassung vor
Laut GoBD ist jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorgangs und seiner laufenden Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen als bedenklich einzustufen.
Die GoBD nennen erstmals eine Orientierung und führen eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich an. In den bisher gültigen GoBS war dies nicht konkretisiert.
Waren- und Kostenrechnungen, die nicht binnen acht Tagen beglichen werden, müssen mit ihrer Kontokorrentbeziehung (also kreditorisch) innerhalb von acht Tagen erfasst werden (Orientierungswert). In den GoBS war dies ebenfalls nicht konkretisiert.
Geordnete Belegablage zur Einhaltung der Grund(buch)aufzeichnungsfunktion
Die Lösung für das eingangs beschriebene Problem: Sofern die Belege nicht innerhalb der angegebenen Fristen in einem IT-System erfasst werden, können die Anforderungen an die sogenannte Grund(buch)aufzeichnungsfunktion auch durch eine geordnete und sichere Belegablage erfüllt werden.
Dafür sollte ein klar geregelter und dokumentierter Prozess vorliegen, der z.B. das zu verwendende Ordnungssystem sowie Zugriffsrechte definiert und die Vollständigkeit der Belege sicherstellt. Diese geordnete Belegablage kann z.B. auch in einem Ordner vorgenommen werden.
Beachte: Sofern eine solche Ablage vorliegt, können die Belege auch zu einem späteren Zeitpunkt IT-technisch erfasst werden. Das bedeutet, dass bei einer geordneten Ablage von Belegen (in Papierform oder in elektronischer Form), die die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoBD erfüllt, weiterhin ein quartalsweiser, halbjährlicher oder jährlicher Buchungszyklus zulässig ist.
Die Prozessdokumentation sollte insbesondere folgende Fragen beantworten:
- Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?
- Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
- Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
- Wie ist der Ablageort (z.B. Ordner) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
- Wer darf auf den Ordner zugreifen und Belege einsortieren?
- In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die Kanzlei die Belege?
- Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?
