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Seit 2020 gelten verschärfte Regelungen bei der Nutzung elektronischer Kassen. Per BMF-Schreiben wurde zwar noch eine Schonfrist bis zum 30.9. eingeräumt, doch die läuft nun bald aus. Mit diesem Beitrag bringen wir Sie in Sachen Kassenführung 2020 auf den aktuellen Stand.
Weiterführende Hinweise: Anwendungserlass zur Kassenverordnung – wie die endgültige Ausarbeitung der Regeln zu § 146a AO aussieht, erfahren Sie in diesem Beitrag zum BMF-Schreiben IV A 4 - S 0316-a/18/10001.
Schonfrist ist am 30.9.2020 ausgelaufen: Was Ihre Mandanten jetzt dringend erledigen müssen lesen Sie hier.
Neu ab 2020: Zertifikatspflicht für Kassen
Bei Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems (= elektronische oder computergestützte Kassensysteme, Registrierkassen) muss dieses so ausgestaltet sein, dass jeder aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfall und andere Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden.
Der neue § 146a Abs. 1 Satz 2 AO normiert sodann die Pflicht, das verwendete elektronische Aufzeichnungssystem und die Aufzeichnungen durch eine zertifizierte interne technische Sicherungseinrichtung zu schützen.
Diese zertifizierte technische Sicherungseinrichtung muss so ausgestaltet sein, dass sie aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle besteht. Das Sicherheitsmodul soll dabei gewährleisten, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr verändert werden können.
Ferner sind noch die digitalen Aufzeichnungen auf einem Speichermedium zu sichern und für Nachschauen und Außenprüfungen verfügbar zu halten (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO).
Übergangsregelung bis 2022
Zu beachten ist aber auch die Übergangsregelung für alte Registrierkassen. Hiernach besteht bei solchen Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, eine weitere Verwendungsmöglichkeit bis zum 31.12.2022.
Voraussetzung: Die Kasse entspricht zwar den aktuellen Anforderungen, ist aber baubedingt nicht mit einer zertifizierten Sicherungseinrichtung aufrüstbar und erfüllt die Anforderungen des § 146a AO ab 2020 nicht.
Hinweis: Seit dem 01.01.2017 dürfen nur noch elektronische Registrierkassen verwendet werden, die eine komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten (z.B. Artikelpreisänderungen, Nutzerkennung) – ermöglichen (BMF-Schreiben v. 26.11.2010 – IV A 4 – S 0316/08/10004-07).
Zeitplan für Zertifikatspflicht ist fraglich
Bis Anfang 2020 müssen schätzungsweise über 2 Mio. Kassensysteme umgerüstet werden. Derzeit sind – soweit ersichtlich – noch keine zertifizierten Kassen verfügbar. Es ist also zu erwarten, dass es angesichts der Menge an notwendigen Sicherheitszertifikaten für verschiedene Kassensysteme und der vergleichsweise nur noch kurzen Frist zu Lieferengpässen kommt.
Neue Meldepflichten für neuangeschaffte Kassen ab 2020
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme an das zuständige Finanzamt gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 Satz 1 und 2 AO). Nach dem Entwurf des BMF-Schreibens ist die erstmalige Mitteilung aller vor dem 01.01.2020 angeschafften und von dem Gesetz erfassten Kassen bis zum 31.01.2020 zu erstatten.
Der Deutsche Steuerberaterverband (DStV) weist in einer Pressemitteilung darauf hin, dass abhängig davon, wann die ersten zertifizierten TSE auf den Markt kommen, es zu einer enormen Verdichtung der Meldungen kommen kann. Können die Geräte etwa erst im Dezember 2019 gekauft und installiert werden, verbleiben für die Meldung maximal zwei Monate. In dieser kurzen Zeit müssten über 2 Mio. Kassen gemeldet werden.
In vielen Fällen werden Mandanten ihren steuerlichen Berater bitten, die Meldung für sie vorzunehmen. Können diese jedoch z.B. erst gegen Ende dieses Jahres bzw. Anfang nächsten Jahres und demnach nur mit geringem Vorlauf erledigt werden, droht eine erhebliche Störung der Kanzleiabläufe, gerade bei kleinen und mittleren Kanzleien.
Denn das Jahresende und der Beginn des neuen Jahres sind in den Kanzleien traditionell sehr arbeitsintensive Zeiten: Neben drängenden Deklarationstätigkeiten fallen beispielsweise Jahresabschlussarbeiten – wie die Durchführung von Inventuren bei Mandanten – und der Abschluss der Lohnbuchhaltung für das vergangene Jahr an.
Hinzu kommt, dass im Monat Dezember aufgrund der Weihnachtsfeiertage einige Arbeitstage weniger zur Verfügung stehen.
Dies gilt gleichermaßen für die Mandanten in den maßgeblich betroffenen Branchen: Hier ist die Weihnachtszeit vielfach von besonderer Bedeutung für die Geschäftstätigkeit.
Ausgehend von Erfahrungen aus anderen Bereichen ist zu erwarten, dass nicht alle Mandanten die für die Meldung notwendigen Unterlagen in dieser betriebsamen Zeit unmittelbar zu ihrem Berater bringen werden. Somit ist eine weitere Konzentration des Arbeitsaufkommens in den Kanzleien zu befürchten.
Sollte – trotz aller Vorbehalte der Praxis – an dem Termin zur Anwendung des § 146a AO (01.01.2020) festgehalten werden, bedarf es nach Auffassung des DStV zumindest einer Nichtbeanstandungsregelung für die erstmalige Mitteilung der Kassen.
Hiernach sollte es von Seiten der Finanzverwaltung nicht beanstandet werden, wenn die Mitteilung nach § 146a Abs. 4 AO für alle bauartbedingt aufrüstbaren und vor dem 01.01.2020 angeschafften Kassen bis zum 31.03.2020 erstattet wird.
Somit bliebe den Beratern selbst im denkbar schlechtesten Fall – mit den Arbeiten kann erst im Januar 2020 begonnen werden – genügend Zeit, die zahlreichen Mitteilungen in zumutbarer Weise vorzunehmen.
Neue Belegausgabepflicht: Das sind die möglichen Formate
Ab 2020 wird zugleich eine Belegausgabepflicht bei Verwendung eines elektronischen Kassensystems eingeführt. Danach ist zwingend jedem Kunden ein Kassenbeleg auszuhändigen. Gemäß § 6 KassenSichV kann der Beleg in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat ausgegeben werden.
Nach dem Entwurf des BMF-Schreibens sind unter „standardisierten Datenformaten“ gängige Formate wie etwa JPG oder PDF zu verstehen.
Hinweis: Aus Zumutbarkeitsgründen sieht das Gesetz für den Warenverkauf an eine Vielzahl von nichtbekannten Personen vor, dass Unternehmen die Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen können. Die Finanzbehörde wird nach pflichtgemäßem Ermessen über den Befreiungsantrag entscheiden, wobei auch die Kenntnis der eingesetzten Kassensysteme berücksichtigt werden wird. Die Zustimmung zur Befreiung kann jedoch jederzeit widerrufen werden.
