Ein Merkblatt der OFD Karlsruhe fasst die wichtigsten Regeln für eine korrekte Kassenbuchführung zusammen. Dabei werden aktuelle Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bei elektronischen Registrier- bzw. PC-Kassen erläutert. Auch auf die Zulässigkeit offener Ladenkassen wird eingegangen. Seit Anfang des Jahres besteht für Finanzämter zudem die Möglichkeit einer unangekündigten Kassennachschau.
Für die Aufbewahrung digitaler Unterlagen gelten u.a. die relativ neuen Vorschriften §§ 145 bis 147 AO sowie mehrere Verwaltungsvorschriften. Unternehmen mit Bargeldeinnahmen nutzen i.d.R. der Buchführung vorgelagerte Systeme wie z.B. Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, PC-Kassensysteme und Taxameter.
Diese Systeme unterliegen denselben Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten wie die eigentlichen Buchführungssysteme. Mit Standardsoftware wie Excel erstellte Tabellen sind nicht unveränderbar und werden generell beanstandet, denn eine nachträgliche Änderung darf nicht möglich sein.
Grundsatz Einzelaufzeichnungspflicht
Die Einzelaufzeichnungspflicht besagt, dass grundsätzlich alle Einnahmen und Ausgaben einzeln aufzuzeichnen und diese Einzeldaten zehn Jahre aufzubewahren sind. Dabei soll einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung möglich sein.
Aus den umsatzsteuerlichen Vorschriften ergibt sich darüber hinaus eine Einzelaufzeichnungspflicht auch für Einnahmenüberschussrechner (und nicht nur für Buchführungspflichtige). Dabei besteht im Gegensatz zur Aufzeichnung im Kassensystem nicht die Pflicht zur Verbuchung eines jeden Geschäftsvorfalls. Werden der Art nach gleiche Waren mit demselben Einzelverkaufspreis in einer Warengruppe zusammengefasst, wird dies nicht beanstandet, sofern die verkaufte Menge bzw. Anzahl ersichtlich bleibt.
Ebenfalls ist die Zahlungsart zu erfassen, d.h., nur Barumsätze sind im Kassenbuch festzuhalten. Unbare Zahlungen sind auf separaten Konten abzubilden.
Einsatz von offenen Ladenkassen
Grundsätzlich besteht keine „Registrierkassenpflicht“. Zulässig ist nach wie vor auch die Führung einer offenen Ladenkasse. Das richtige Führen einer offenen Ladenkasse ist jedoch mit hohem Aufwand verbunden, da grundsätzlich auch hier die Einzelaufzeichnungspflicht besteht. Nur wenn die Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist (siehe unten), können die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Wichtig ist, dass die erklärten Betriebseinnahmen auf Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfbar sein müssen und der Bargeldbestand täglich zu zählen ist, wobei ein Zählprotokoll nicht zwingend ist.
Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht
Werden Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung verkauft, so gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn der Steuerpflichtige eine offene Ladenkasse (oder eine Waage ohne Speicherfunktion) und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet. Wer jedoch ein elektronisches System verwendet, muss stets alle Geschäftsvorfälle einzeln aufzeichnen.
Einsatz elektronischer Registrierkassen
Seit dem 01.01.2017 müssen die verwendeten elektronischen Registrierkassen die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten ermöglichen (u.a. Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten). Diese Daten müssen vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden. Auch das Fehlen von Programmierungsunterlagen oder Protokollen führt zu einem schweren Mangel der Buchführung. Generell gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
Kassennachschau
Seit dem 01.01.2018 besteht für die Finanzämter die Möglichkeit der Kassennachschau. Zur Überprüfung der Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen kann ein Amtsträger unangekündigt die Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume betreten. Diese Möglichkeit zur Prüfung erstreckt sich u.a. auf elektronische oder computergestützte Kassensysteme, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
Praxishinweis
Die OFD Karlsruhe hat mit ihrem Schreiben die wichtigsten Punkte für eine ordnungsgemäße Kassenführung zusammengefasst. Neben den zuvor genannten Punkten sollten Steuerpflichtige auch
- das Recht auf Datenzugriff seitens der Finanzverwaltung kennen ebenso wie
- die Anforderungen an Kassenaufzeichnungen nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und außerdem
- die Kassensicherungsverordnung beachten.
Mängel bei der Kassenführung können zur Verwerfung der Kasse führen. Als Folge droht die Schätzung der Besteuerungsgrundlagen oder die Einleitung eines Strafverfahrens.
OFD Karlsruhe, Mitteilung v. 22.02.2018 - Informationen zum Thema „Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung“
Quelle: Steuerberater und Dipl.-Volkswirt Volker Küpper