Das „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ sieht seit Jahresanfang eine Kassennachschau vor, mit der Kassenaufzeichnungen und Buchführung zeitnah durch die Finanzbehörden überprüft werden können. Jetzt hat das BMF erstmals hierzu die Rechte und Pflichten von Steuerpflichtigen und Fiskus näher erläutert. Auf mögliche Prüfungen sollten sich Betroffene vorbereiten.
Mit Schreiben vom 29.05.2018 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) erstmalig seine Ansichten über die durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 neu eingeführte Kassennachschau. Diese Veröffentlichung wurde schon lange erwartet.
Was ist die Kassennachschau?
Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist die Kassennachschau ein Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen sowie von deren Übernahme in die Buchführung. Es kann grundsätzlich auf alle elektronischen oder computergestützten Kassensysteme und Registrierkassen angewendet werden, ebenso wie auf App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
Bei der Kassennachschau kann der Amtsträger einen sogenannten „Kassensturz“ verlangen, um die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zu prüfen. Ob ein Kassensturz verlangt wird, ist eine Ermessensentscheidung des Prüfers, bei der die Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen sind.
Die Kassennachschau ist keine Außenprüfung, entsprechend gelten auch nicht die Vorschriften für eine Außenprüfung. Die Vorschriften zur Kassennachschau sind seit dem 01.01.2018 anzuwenden; der AEAO wurde entsprechend ergänzt.
Was darf das Finanzamt?
Amtsträger dürfen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume von Steuerpflichtigen betreten. Dies gilt auch für vom Steuerpflichtigen land- und forstwirtschaftlich, gewerblich oder beruflich genutzte Fahrzeuge. Ebenfalls sind Prüfer dazu berechtigt, Geschäftsräume auch außerhalb der Geschäftszeiten zu betreten, wenn im betreffenden Unternehmen dann noch oder schon gearbeitet wird. Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Kassennachschau jedoch explizit nicht.
In Abwesenheit des Steuerpflichtigen können auch Mitarbeiter, von denen angenommen werden kann, dass sie über alle wesentlichen Zugriffs- und Benutzungsrechte des Kassensystems des Steuerpflichtigen verfügen, zur Mitwirkung bei der Kassennachschau aufgefordert werden. Die Kassennachschau muss nicht am selben Tag wie die Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung erfolgen.
Muss sich der Amtsträger ausweisen?
Der Amtsträger muss sich ausweisen, sobald er vom Steuerpflichtigen verlangt,
- der Öffentlichkeit nicht zugängliche Geschäftsräume betreten zu dürfen,
- elektronische Aufzeichnungssysteme, Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Führung des elektronischen Aufzeichnungssystems erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen oder
- Einsicht in die digitalen Daten oder deren Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle nehmen zu dürfen.
Welche Rechte haben betroffene Steuerpflichtige?
Die Aufforderung zur Duldung der Kassennachschau ist ein Verwaltungsakt. Allerdings kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung übergegangen werden, beispielsweise wenn Dokumente wie die aufbewahrungspflichtige Betriebsanleitung oder Protokolle nachträglicher Programmänderungen nicht vorgelegt werden können. Der Beginn einer Außenprüfung nach erfolgter Kassennachschau ist unter Angabe von Datum und Uhrzeit aktenkundig zu machen und dem Steuerpflichtigen schriftlich bekanntzugeben.
Im Rahmen der Kassennachschau ergangene Verwaltungsakte können mit Einspruch angefochten werden, wobei dieser keine aufschiebende Wirkung hat und die Durchführung der Kassennachschau nicht hindert – es sei denn, die Vollziehung des angefochtenen Verwaltungsakts wurde ausgesetzt.
Nach Beendigung einer Kassennachschau sind Einspruch sowie Anfechtungsklage unzulässig und es bleibt nur noch die Möglichkeit der Fortsetzungsfeststellungsklage. Geänderte Steuerbescheide können natürlich via Einspruch angegangen und die Mitteilung zum Übergang zur Außenprüfung entsprechend den Regelungen zur Außenprüfungsanordnung angefochten werden.
Praxishinweis
Die Finanzverwaltung räumt ihren Amtsträgern mit dem Erlass zur Kassennachschau sehr viel Spielraum und sehr viele Befugnisse ein. Der deutsche Steuerberaterverband hat bereits im Entwurf kritisiert, dass die Kassennachschau leicht zu einer erheblichen Störung des Geschäftsbetriebs des Steuerpflichtigen führen kann. Zudem ist bislang ungeklärt, welche Konsequenzen es hat, wenn ein Mitarbeiter in Abwesenheit des Steuerpflichtigen rechtlich oder tatsächlich nicht allen Pflichten nachkommen kann.
Steuerpflichtige sollten für die Kassennachschau gewappnet sein, indem sie entsprechende Unterlagen stets bereithalten und gewährleisten, dass eine Weitergabe der elektronischen Daten an den Prüfer problemlos möglich ist. Da die Kassennachschau kein Recht auf Durchsuchung gewährt, müssen Steuerpflichtige allerdings auch keine über die Kassennachschau hinausgehende Handlung dulden.
BMF, Schreiben v. 29.05.2018 - IV A 4 - S-0316/13/10005 :054
Quelle: Steuerberater und Dipl.-Volkswirt Volker Küpper