Kassenführung: BMF regelt Einzelaufzeichnungspflicht

Das BMF hat im Zuge der Neufassung des § 146 AO den Anwendungserlass zur Einzelaufzeichnungspflicht geändert. Damit werden grundlegende Vorgaben der Finanzverwaltung zu Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten neu gefasst. Näher geregelt werden insbesondere die Grundsätze und Ausnahmen der Einzelaufzeichnungspflicht - sowie Pflichten bei offenen Ladenkassen und der Speicherung auf Datenträgern.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die Verwaltungsauffassung der Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 AO überarbeitet und die Neufassung in den AEAO eingefügt. Dieser enthält neben allgemeinen Erläuterungen Regelungen zu

• der Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 AO),
• den Grundsätzen der Einzelaufzeichnung,
• der Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen,
• den Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse,
• dem Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2b AO) und
• der DV-gestützten Buchführung (§ 146 Abs. 5 AO).

Die Neufassung geht im Wesentlichen auf folgende Inhalte ein.

Tipp: Nutzen Sie hier auch unsere Praxisinformationen zur so genannten Kassennachschau nach § 146b Abs. 1 S. 1 AO zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.

Einzelaufzeichnungspflicht und deren Ausnahme

Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung gilt unabhängig von der Gewinnermittlungsart und auch grundsätzlich unabhängig davon, ob der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem oder eine offene Ladenkasse verwendet.

Als offene Ladenkasse gelten eine summarische, retrograde Ermittlung der Tageseinnahmen sowie manuelle Einzelaufzeichnungen ohne Einsatz technischer Hilfsmittel. Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutbarkeitsgesichtspunkte müssen dabei berücksichtigt werden.

Ist die Einzelaufzeichnungspflicht nicht zumutbar, muss die Einnahmeermittlung nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar sein. Die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls ist nur dann nicht zumutbar, wenn es technisch, betriebswirtschaftlich und praktisch unmöglich ist, die einzelnen Geschäftsvorfälle aufzuzeichnen. Das Vorliegen dieser Voraussetzungen hat der Steuerpflichtige nachzuweisen.

Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Wird hingegen ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, gilt die Einzelaufzeichnungspflicht unabhängig davon, ob das elektronische Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen sind.

Von einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen ist auszugehen, wenn nach der typisierenden Art des Geschäftsbetriebs alltäglich Barverkäufe an namentlich nicht bekannte Kunden getätigt werden. Dies setzt voraus, dass die Identität der Käufer für die Geschäftsvorfälle regelmäßig nicht von Bedeutung ist. Unschädlich ist, wenn der Verkäufer aufgrund außerbetrieblicher Gründe tatsächlich viele seiner Kunden namentlich kennt.

Die Zumutbarkeitsüberlegungen, die der Ausnahmeregelung zugrunde liegen, sind grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar. Es wird vor diesem Hintergrund nicht beanstandet, wenn diese Ausnahmeregelung auf Dienstleistungen angewendet wird, die an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung erbracht werden, und kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird.

Hierbei muss der Geschäftsbetrieb auf eine Vielzahl von Kundenkontakten ausgerichtet und der Kundenkontakt sowohl des Dienstleisters als auch seiner Angestellten im Wesentlichen auf die Bestellung und den kurzen Bezahlvorgang beschränkt sein.

Einzelaufzeichnungen sind dagegen zu führen, wenn der Kundenkontakt in etwa der Dauer der Dienstleistung entspricht und der Kunde auf die Ausübung der Dienstleistung üblicherweise individuell Einfluss nehmen kann. Auf die Aufzeichnungserleichterung können sich Dienstleister und Einzelhändler aber insoweit nicht berufen, als tatsächlich Einzelaufzeichnungen geführt werden.

Werden elektronische Aufzeichnungssysteme eingesetzt, sind diese grundsätzlich zur Aufzeichnung sämtlicher Erlöse zu verwenden. Ist für einen räumlich oder organisatorisch eindeutig abgrenzbaren Bereich aus technischen Gründen oder aus Zumutbarkeitserwägungen eine Erfassung über vorhandene elektronische Aufzeichnungssysteme nicht möglich, wird es nicht beanstandet, wenn zur Erfassung dieser Geschäftsvorfälle eine offene Ladenkasse verwendet wird.

Soweit der Steuerpflichtige mehrere Geschäftskassen führt, sind die Anforderungen an die Aufzeichnung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen für jede einzelne Sonder- und Nebenkasse zu beachten.

Aufzeichnungspflichten bei Verwendung einer offenen Ladenkasse

Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems. Einzelaufzeichnungen können durch die vollständige und detaillierte Erfassung aller baren Geschäftsvorfälle in Form eines Kassenbuchs erfolgen.

Wird ein Kassenbericht zur Ermittlung der Tageslosung verwendet, kann die Einzelaufzeichnung auch durch die geordnete (z.B. nummerierte) Sammlung aller Barbelege gewährleistet werden. Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung, müssen die Bareinnahmen zumindest anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden.

Ein sogenanntes „Zählprotokoll“ (Auflistung der genauen Stückzahl vorhandener Geldscheine und -münzen) ist nicht erforderlich, erleichtert jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter jederzeit in der Lage ist, den Sollbestand mit dem Istbestand der Geschäftskasse zu vergleichen.

DV-gestützte Buchführung und Aufzeichnungen

Bei einer Buchführung auf maschinell lesbaren Datenträgern (DV-gestützte Buchführung) müssen die Daten innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverzüglich lesbar gemacht werden können. Es wird nicht verlangt, dass der Buchungsstoff zu einem bestimmten Zeitpunkt (z.B. zum Ende des Jahres) lesbar gemacht wird, sondern erst dann, wenn die Finanzbehörde es verlangt.

Wer seine Bücher oder sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf maschinell lesbaren Datenträgern führt, hat die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten.

Praxishinweis

Mit dieser Neufassung nimmt das BMF die Neuerungen der Rechtsprechung auf und schließt sich damit deren Ansichten an. Dies ist zu begrüßen. Gleichzeitig dient die Neufassung für die Praxis künftig dazu, sich einen Überblick zu verschaffen, welche Grundsätze bei der Einhaltung der Einzelaufzeichnungspflicht gelten.

BMF, Schreiben v. 19.06.2018 - IV A 4 - S-0316/13/10005 :053