Die Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (sog. Kassensicherungsverordnung - KassenSichV) regelt, welche Eigenschaften Kassensysteme haben müssen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Auf diesen Seiten informieren wir Sie über die aktuellen Regelungen.
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Aktueller Hinweis: Mittlerweile sind die Anforderungen an Kassen und die Kassenführung durch zahlreiche weitere Verordnungen konkretisiert worden. Nutzen Sie unsere weiterführenden Beiträge, um sich zu informieren:
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Die Kassensicherungsverordnung setzt auf der Verordnungsermächtigung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl I 2016, 3152) auf. Ab 2020 ist dort der Einsatz einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, bestehend aus einem Sicherheitsmodul, einem nichtflüchtigen Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle, verpflichtend vorgeschrieben (§ 146a Abs. 1 AO).
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Dadurch soll sichergestellt werden, dass digitale Grundaufzeichnungen nicht nachträglich manipuliert werden können. Es besteht eine gesetzliche Vermutung der Richtigkeit der Kassenaufzeichnungen, wenn eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung vorhanden ist und ordnungsgemäß genutzt wird.
Tipp: Lesen Sie hier auch unsere Hinweise zur Kassennachschau ab 2018 und wie Sie Ihre Mandanten vorbereiten, um diese ohne Beanstandung zu bestehen.
Mit der Kassensicherungsverordnung werden die Anforderungen des neuen § 146a AO präzisiert. Die Kassensicherungsverordnung legt fest:
- welche elektronischen Aufzeichnungssysteme von der Regelung des § 146a AO umfasst sind,
- wann und in welcher Form eine Protokollierung der digitalen Grundaufzeichnung gem. § 146a AO zu erfolgen hat,
- wie diese digitalen Grundaufzeichnungen zu speichern sind,
- die Anforderungen an eine einheitliche digitale Schnittstelle,
- die Anforderungen an die technische Sicherheitseinrichtung,
- die Anforderungen an den auszustellenden Beleg sowie
- die Kosten der Zertifizierung.
Betroffen sind computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen, nicht jedoch Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Taxameter, Automaten oder sonstige Geräte. Das Bundesfinanzministerium hat allerdings in den Beratungen bereits eine Überarbeitung der Verordnung angekündigt mit dem Ziel, den Anwendungsbereich auf betrugsanfällige kassenähnliche Systeme auszudehnen.
Für die Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls muss von einem elektronischen Aufzeichnungssystem unmittelbar eine neue Transaktion gestartet werden. Diese hat u.a. zu enthalten:
- den Zeitpunkt, die Art und die Daten des Vorgangs,
- eine eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer,
- einen Prüfwert sowie eine Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls.
Die Speicherung der Grundaufzeichnungen muss grundsätzlich vollständig, unverändert und manipulationssicher auf einem nichtflüchtigen Speichermedium erfolgen. Zudem muss eine digitale Schnittstelle verfügbar sein. Die Kosten für die Zertifizierung hat der jeweilige Antragsteller zu tragen.
Praxistipp: Registrierkassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, die den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010 (BStBl I 2010, 1342) entsprechen und die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen bis zum 31.12.2022 abweichend von den § 146a und § 379 Abs. 1 Satz 1 und Abs. 4 AO weiter verwendet werden.
