Kassensysteme: Welche Regeln gelten für die technische Sicherheitseinrichtung?

Ab 2020 greifen neue Regeln für elektronische Aufzeichnungen und Kassensysteme. Besonders die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) wirft dabei Fragen auf. Eine endgültige Umsetzung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) steht noch aus. Ältere Registrierkassen, die bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, können ggf. noch bis Ende 2022 verwendet werden.

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat durch ein Schreiben den Anwendungserlass zur Abgabenordnung zu § 146a AO neu geregelt.

Inhalt des Schreibens

Darin werden die folgenden Themen behandelt:

• Allgemeines und Begriffsdefinition
• Sachlicher und zeitlicher Anwendungsbereich
• Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
• Einheitliche digitale Schnittstelle für steuerliche Außenprüfungen und Nachschauen
• Anforderung an den Beleg
• Belegausgabe
• Ausfall der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
• Elektronische Aufbewahrung der Aufzeichnungen
• Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO
• Zertifizierung
• Verbot des gewerbsmäßigen Bewerbens und In-Verkehr-Bringens nach § 146a Abs. 1 Satz 5 AO
• Rechtsfolgen bei Verstoß gegen § 146a AO.

Wesentlicher Begriff: Vorgang

Neben den einleitenden Definitionen dienen die Ausführungen überwiegend dem Verständnis der Funktionsweise der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung.

Wesentlich ist der Begriff des Vorgangs i.S.d. KassenSichV. Darunter ist ein zusammengehörender Aufzeichnungsprozess zu verstehen, der bei Nutzung oder Konfiguration eines elektronischen Aufzeichnungssystems eine Protokollierung durch die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung auslösen muss.

Ein Vorgang kann einen oder mehrere Geschäftsvorfälle sowie andere Vorgänge umfassen. Im Rahmen der Protokollierung eines Vorgangs muss innerhalb der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung mindestens eine Transaktion erzeugt werden.

Während der Begriff „Vorgang“ sich auf die Abläufe im Aufzeichnungssystem bezieht, beschreibt der Begriff „Transaktion“ die innerhalb der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung erfolgenden Absicherungsschritte (mindestens bei Vorgangsbeginn und -ende) zum Vorgang im jeweiligen Aufzeichnungssystem.

Ferner sind unter „anderen Vorgängen“ Aufzeichnungsprozesse zu verstehen, die nicht durch einen Geschäftsvorfall, sondern durch andere Ereignisse im Rahmen der Nutzung des elektronischen Aufzeichnungssystems ausgelöst werden und zur nachprüfbaren Dokumentation der zutreffenden und vollständigen Erfassung der Geschäftsvorfälle notwendig sind.

Hierunter fallen beispielsweise Trainingsbuchungen, Sofortstornierung eines unmittelbar zuvor erfassten Vorgangs, Belegabbrüche, erstellte Angebote sowie nicht abgeschlossene Geschäftsvorfälle (z.B. Bestellungen).

Zeitlicher Anwendungsbereich

Die Regelungen gelten sämtlich erstmals für Kalenderjahre, die nach dem 31.12.2019 beginnen. Allerdings dürfen vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die bisherigen Anforderungen des BMF-Schreibens erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden.

Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Systemdokumentation beizufügen (z.B. durch eine Bestätigung des Kassenherstellers).

Aufbau der Sicherheitseinrichtung

Das Schreiben gibt zudem detaillierte Erläuterungen dazu, wie die Sicherheitseinrichtung aufgebaut sein soll. Dies bedarf allerdings noch der Umsetzung durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Wesentlich ist dabei die Erfassung von abgesicherten Anwendungsdaten.

Diese bestehen aus Informationen über Anwendungsdaten (Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems, Art des Vorgangs, Daten des Vorgangs), Protokolldaten (Seriennummer der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Zeitpunkt der Absicherung, eindeutige und fortlaufende Transaktionsnummer, Signaturzähler, optionale Protokolldaten) und dem Prüfwert. Das Schreiben erläutert diese Begriffe und Vorgänge näher.

Weitere Inhalte

In den Daten des Vorgangs sind Daten über den Vorgangstyp, Bruttoumsatz je Steuersatz und Zahlbetrag je Zahlart enthalten. Über diese Daten wird der Gesamtumsatz abgesichert und eine Kassensturzfähigkeit mit den Daten der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung gewähr-leistet.

Zudem regelt das Schreiben den Inhalt eines Belegs und welche Anforderungen an die Belegausgabe zu stellen sind. Abschließend geht das Schreiben auf die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO ein, die für elektronische Aufzeichnungssysteme gilt.

Praxishinweis

Ein knappes halbes Jahr, bevor die Neuregelungen des § 146a AO gelten sollen, aber noch immer keine zertifizierte Sicherheitseinrichtung vorliegt, gibt das BMF ein Schreiben heraus, das die Regelungen näher erläutert. Zum jetzigen Zeitpunkt dient das Schreiben damit lediglich der Erläuterung.

Es bleibt abzuwarten, ob sich diese Regelungen ändern werden, wenn das BSI eine endgültige Zertifizierung erstellt hat. Wann das sein wird, steht jedoch noch nicht fest. Gleichwohl dürfte klar sein, dass bei Kassensystemen bis 2022 erheblicher Handlungsbedarf bestehen wird.

BMF, Schreiben v. 17.06.2019 - IV A 4 - S-0316-a/18/10001