Bei Gehaltsverhandlungen ist der Dienstwagen ein beliebtes Extra – Arbeitnehmer sollten jedoch beachten, dass dessen private Nutzung eine steuerliche Belastung nach sich zieht. Denn die private Nutzung des Dienstwagens ist zu versteuern, weil der vom Arbeitgeber überlassene Pkw insoweit einen geldwerten Vorteil auslöst.
Aber wie genau ist der Firmenwagen bzw. Dienstwagen zu versteuern?
Es stehen zwei Methoden zur Verfügung, nach denen die Höhe des geldwerten Vorteils ermittelt werden kann:
- pauschale 1-%-Methode
- Fahrtenbuchmethode
Hinweis: Pro Jahr und Fahrzeug darf nur eine der beiden Methoden angewandt werden!
Überlässt ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter einen Wagen oder tut dies ein Dritter aufgrund des Dienstverhältnisses, so sind hinsichtlich der Besteuerung zunächst einmal die folgenden Aspekte zu beachten:
- Grundsatz: Auch wenn der Arbeitgeber sämtlichen Kfz-Aufwand – vom Kaufpreis, den Leasingraten bis hin zu den Benzinkosten für die Urlaubsfahrt – übernimmt, wird lediglich 1 % des inländischen Bruttolistenpreises des Fahrzeugs pro Monat beim Mitarbeiter als geldwerter Vorteil erfasst, der zu versteuern ist. Dies gilt selbst dann, wenn er den gestellten Wagen ausgiebig für private Wochenend- und Ferientrips nutzt. Arbeitgeber können im Gegenzug die Nettofahrzeugkosten sowie die Umsatzsteuer als Betriebsausgaben abziehen. Zu beachten ist aber, dass die 1-%-Regelung für die Besteuerung nur dann zur Anwendung kommen darf, wenn das Fahrzeug zu mindestens 50 % betrieblich genutzt wird.
- Fahrtenbuch: Der private Nutzungswert eines Dienstwagens darf mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen für die Privatfahrten angesetzt werden, wenn der Nutzer ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt hat.
- Zuzahlungen zum Dienstwagen: Zahlt der Arbeitnehmer für die Kfz-Nutzung ein Entgelt, mindert dies in bestimmten Fällen den zu versteuernden Nutzungsvorteil nach der 1-%-Methode bzw. nach der Fahrtenbuchmethode.
- Privatnutzungsverbot: Der Firmenwagen ist vom Arbeitnehmer nicht zu versteuern, wenn die Privatnutzung des Wagens nachweislich ausgeschlossen ist. Hierzu sollte in der Dienstwagenvereinbarung ein Verbot von Privatfahrten formuliert werden.
- Pendelstrecke zur Arbeit: Im Rahmen der 1-%-Methode kommen für Fahrten zwischen der Wohnung und der Tätigkeitsstätte im Regelfall zusätzlich 0,03 % des Listenpreises pro Entfernungskilometer und Monat als Vorteil hinzu und sind entsprechend zu versteuern. Selbst wenn Mitarbeiter für den Dienstwagen nichts zahlen brauchen, können sie ihre Pendelfahrten zur Arbeit allerdings im Gegenzug über die Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen (gilt auch bei der Fahrtenbuchmethode). Entsprechend weniger ist zu versteuern.
- Abwesenheit: Die 1-%-Methode darf gänzlich entfallen, wenn der Dienstwagen einem Mitarbeiter für einen vollen Monat – etwa bei Krankheit oder Urlaub – nicht zur Verfügung steht und im Betrieb abgestellt wird. Dann ist der Dienstwagen nur für den Rest des Jahres zu versteuern.
- Kostendeckelung: Der pauschal ermittelte Vorteil nach der 1-%-Methode kann in Einzelfällen höher sein als die gesamten Kosten, die dem Arbeitgeber für das Fahrzeug entstanden sind. In diesen Fällen kann der Arbeitnehmer seinen geldwerten Vorteil auf die Höhe der Gesamtkosten begrenzen (sogenannte Kostendeckelung).
- Escape-Klausel: Die monatliche Lohnsteuer ermittelt der Arbeitgeber zumeist pauschal nach der 1-%-Methode. Der Arbeitnehmer darf in seiner Steuererklärung aber später den Aufwand, der für private Touren tatsächlich angefallen ist, mittels Fahrtenbuch gegenüber dem Finanzamt nachweisen (sogenannte Escape-Klausel). Das Amt berechnet den Vorteil dann nach den (niedrigeren) tatsächlichen Kosten und erstattet die zu viel gezahlte Lohnsteuer, die wegen der zunächst angewandten ungünstigeren 1-%-Besteuerung abgeführt wurde, über den Einkommensteuerbescheid zurück.
Hinweis: Arbeitnehmer haben einen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber ihnen die Höhe der Dienstwagenkosten mitteilt. Die Angabe muss folgende Kostenpositionen beinhalten: Kfz-Steuer, Kfz-Versicherung, Benzin-, Reparatur- und Pflegekosten, Abschreibungen oder Leasingraten (sämtliche angefallenen Aufwendungen eines Jahres). Dieser Anspruch besteht immer dann, wenn Arbeitnehmer mit diesen Daten eine Steuererstattung geltend machen können (arbeitsvertragliche Nebenpflicht der Firma).
