Arbeitgeber begrenzen die Kosten für ihren betrieblichen Fuhrpark gerne, indem sie die Arbeitnehmer an den Kosten der Dienstwagen beteiligen (z.B. durch Zuzahlungen zu den Anschaffungs-, Betriebs- oder Leasingkosten).
Sofern der Arbeitnehmer für die Nutzung eines Dienstwagens einen Eigenanteil leistet, kann er diesen mitunter von seinem geldwerten Vorteil abziehen. Hierfür sollte er folgende Grundsätze kennen, die das Bundesfinanzministerium im Jahr 2013 veröffentlicht hat.
Pauschale Zuzahlungen
Nutzungsentgelte, die der Arbeitnehmer pauschal (z.B. 200 € pro Monat) oder kilometerbezogen zahlt (z.B. 0,20 € pro privat gefahrenem Kilometer), dürfen vom berechneten Nutzungsvorteil abgezogen werden. Dies gilt sowohl bei der 1-%-Regelung als auch bei der Fahrtenbuchmethode.
Hinweis: Die Arbeitsparteien sollten eine Zuzahlung des Arbeitnehmers aber unbedingt arbeitsvertraglich festschreiben, damit sie steuerlich anerkannt wird! Durch die Anrechnung der gezahlten Nutzungsentgelte kann allerdings kein negativer Arbeitslohn bzw. kein Werbungskostenabzug entstehen.
Übernahme einzelner Kosten
Steuerlich anders als pauschale bzw. kilometerbezogene Zuzahlungen werden individuelle Zuzahlungen des Arbeitnehmers behandelt. Solche Fallgestaltungen liegen vor, wenn
- der Arbeitnehmer einzelne Kosten seines Dienstwagens übernimmt (z.B. Benzinkosten),
- einzelne Kosten zunächst vom Arbeitgeber verauslagt und später an den Arbeitnehmer weiterbelastet werden,
- der Arbeitnehmer zunächst pauschale Abschlagszahlungen leistet, die später nach den tatsächlichen Kosten abgerechnet werden.
Diese Nutzungsentgelte dürfen nicht vom errechneten Nutzungsvorteil abgezogen werden! Sofern die 1-%-Regelung angewandt wird, wirken sich die Zuzahlungen somit überhaupt nicht aus.
Hinweis: Die Arbeitsparteien sollten in diesen Fällen prüfen, ob statt der individuellen Kostenbeteiligung nicht besser ein pauschales Nutzungsentgelt vereinbart werden kann.
Sofern der Nutzungsvorteil des Arbeitnehmers nach der Fahrtenbuchmethode berechnet wird, dürfen die individuell getragenen Kfz-Kosten des Arbeitnehmers zwar ebenfalls nicht direkt vom ermittelten Nutzungsvorteil abgezogen werden, sie mindern aber zumindest die Gesamtkosten des Kfz, die für die Vorteilsermittlung zugrunde gelegt werden. Somit ergibt sich wenigstens eine geringfügige steuerentlastende Wirkung.
Hinweis: Auch Zuzahlungen des Arbeitnehmers zu den Anschaffungskosten des Dienstwagens können vom Nutzungsvorteil nach der 1-%-Regelung oder der Fahrtenbuchmethode abgezogen werden. Bei letzterer Methode gilt dies aber nur, wenn die Anschaffungskosten, die für die Abschreibungsermittlung bei den Gesamtkosten zugrunde gelegt wurden, nicht schon um die Arbeitnehmerzuschüsse gemindert worden sind. Eine Anrechnung der Zuschüsse darf den geldwerten Vorteil im Zahlungsjahr bis auf 0 € „drücken“; ein verbleibender Zuschussteil darf in den Folgejahren vom Nutzungswert abgezogen werden.
