Reisekosten: Neue BMF-Vorgaben ab dem Jahreswechsel

Mit einem neuen BMF-Schreiben greifen ab dem 01.01.2019 neue Vorgaben für die Finanzverwaltung bei Reisekosten und Reisekostenvergütungen. Bei Auslandsdienstreisen werden die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten angehoben und die jeweiligen länderspezifischen Sätze aufgelistet. Zudem bietet das Schreiben eine Übersicht der aktuellen Grundsätze im Reisekostenrecht.

Insbesondere werden die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen für einzelne Reiseorte angehoben und die Gesamtzusammenstellung dieser Reisekosten in einer Tabelle aufgelistet.

Das BMF fasst in seinem Schreiben zudem noch die wichtigsten Grundsätze für die Reisekosten zusammen:

Regelung bei ein- und mehrtägigen Reisen

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts im Ausland maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) insbesondere Folgendes:

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder umgekehrt jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Orts maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts anzusetzen.
• Für die Zwischentage gilt i.d.R. der entsprechende Pauschbetrag des Orts, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Schließt sich an den Tag der Rückreise von einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit zur Wohnung oder ersten Tätigkeitsstätte eine weitere ein- oder mehrtägige Auswärtstätigkeit an, ist für diesen Tag nur die höhere Verpflegungspauschale zu berücksichtigen. Im Übrigen, insbesondere bei Flug- und Schiffsreisen, verweist das BMF-Schreiben auf die geltenden LStR.

Kürzung der Verpflegungspauschale

Bei der Bestellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber oder durch einen Dritten auf dessen Veranlassung werden die Verpflegungspauschalen tagesbezogen gekürzt, unabhängig davon, in welchem Land die jeweilige Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde.

Anwendung der länderspezifischen Sätze

Das Schreiben enthält zudem eine tabellarische Aufstellung der für einzelne Staaten bzw. teilweise auch ausländische Städte und Regionen geltenden Verpflegungspauschalen und Übernachtungssätze. Darüber hinaus wird geregelt, dass

• für die Länder, die in der Aufstellung nicht erfasst sind, der Pauschbetrag für Luxemburg und
• für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes der Pauschbetrag für das Mutterland gilt.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten kommen ausschließlich dann zur Anwendung, wenn der Arbeitgeber diese erstattet. Für den Abzug von Werbungskosten und Betriebsausgaben sind hingegen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend.

Diese Regelungen gelten entsprechend für eine doppelte Haushaltsführung im Ausland.

Praxishinweis

Das BMF hat wie bereits in den Vorjahren einzelne Sätze für die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten an die aktuellen Verhältnisse angepasst. Gleichzeitig hat es die geltenden Grundsätze noch einmal knapp zusammengefasst. Arbeitgeber und Unternehmer sollten ab Januar 2019 das vorgestellte BMF-Schreiben beachten, wenn die steuerliche Abrechnung der Reisekosten für Arbeitnehmer und Unternehmer erfolgen soll.

BMF, Schreiben v. 28.11.2018 - IV C 5 - S 2353/08/10006 :009